Format plików ma ogromne znaczenie. Często zmierzają się z tym zagadnieniem kandydaci, którzy chcą zdobyć nową pracę. Rekruterzy zazwyczaj dokładnie wskazują w ogłoszeniu o pracę, że dokumenty aplikacyjne mają być przesłane w formacie PDF. Dzięki temu wygląd dokumentu na ekranie obu stron będzie taki sam. Kolokwialnie mówiąc, nic się nie rozjedzie. Dlatego wszelkie dokumenty zawsze warto przesyłać właśnie w formacie PDF. Należy o tym pamiętać szczególnie w czasie wysyłania korespondencji służbowej lub biznesowej.Nie warto dopuszczać do sytuacji, że wysyłamy komuś format tekstowy czy format arkusza kalkulacyjnego. Nie mam żadnej pewności jak ten plik będzie wyglądał na komputerze odbierającej osoby. Druga osoba może mieć starsze bądź nowsze wersje programów. Możemy bardzo sobie zaszkodzić postępując w ten sposób. Jak zapisać plik w pdf? Można zrobić to za pomocą specjalnego polecenia w menu programu tekstowego lub służącego do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Nie bez powodu należy przesyłać dokumenty w formacie PDF. Ten format jest chyba najwygodniejszy i nie ma ryzyka że druga osoba widzi coś inaczej niż my. W korespondencji biznesowej czy służbowej powinny istnieć określone standardy. Według tych standardów dokumenty powinny być przesyłane właśnie w formacie PDF ponieważ jest to najwygodniejsze rozwiązanie dla każdej ze stron. Formatem PDF powinni posługiwać się dobrze studenci, którzy wysyłają na przykład promotorowi wstępne wersje swoich prac licencjackich i magisterskich. To zapobiegnie wielu nieporozumieniom. Także na przykład pracownicy biura rachunkowego powinni wysyłać w formacie PDF wiadomości do swoich klientów. Pliki w formatach takich jak arkusz kalkulacyjny czy dokument tekstowy wysyłajmy tylko wtedy kiedy mamy absolutną pewność, że druga strona ma taką samą wersję programu jak my i będzie widziała na ekranie komputera dokładnie to samo co my. W każdym innym przypadku wybieramy wersję PDF. Oczywiście programy do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych czy dokumentów tekstowych są niezwykle ważne i potrzebne. Między innymi to za ich pomocą można stworzyć pliki PDF. Żyjemy w czasach kiedy już praktycznie nic nie przesyłamy za pomocą papierowych tradycyjnych listów. Wszystko to zastąpiła korespondencja elektroniczna, poprzez e-mail. Można oburzać się, że tak się stało ale trudno zaprzeczać nowej rzeczywistości. Raczej trzeba się w niej odnaleźć. Nowe technologie to rzeczywistość dzisiejszego świata i w wielu miejscach pracy po prostu nie ma możliwości wysyłania listów papierowych i chodzenia na pocztę – trzeba dostosować się do istniejącej rzeczywistości i wysyłać emaile. Zapisywanie plików w formacie PDF to bardzo dobry nawyk, a wręcz konieczność. Im szybciej nauczymy się postępowania tego rodzaju tym lepiej dla nas jako autorów i dla adresatów naszej korespondencji. Coraz więcej osób dostrzega konieczność zapisywania plików w formacie PDF. Ten nawyk warto wyrabiać sobie jak najszybciej, już na etapie szkolnym, aby potem w pracy czy na studiach nie było problemów.
